Wie ein Hotel mit AI Forge mehr Direktbuchungen gewinnt – ohne extra Personal

Viele Hotels haben dasselbe Problem:

Tagsüber ist die Rezeption voll ausgelastet, abends und am Wochenende rufen Gäste an, schreiben E-Mails oder WhatsApp – und ein Teil der Anfragen bleibt einfach liegen.

In diesem Praxis Case siehst du, wie ein fiktives Hotel („Hotel Seeblick“) mit AI Forge Chat Agent und AI Forge Omni Agent (inkl. Voice) genau diese Lücke schließt.

Einleitung

Für Hotels sind drei Dinge entscheidend:

• Erreichbarkeit (am liebsten 24/7)

• Schnelle, verbindliche Antworten

• Möglichst viele Direktbuchungen, statt alles über Portale laufen zu lassen

Die Realität im Hotel Seeblick:

• morgens und zur Anreisezeit: Dauerstress an der Rezeption

• abends und am Wochenende: weniger Personal, aber viele Anfragen

• „Mal schnell eine Mail beantworten“ bleibt regelmäßig liegen

Das Hotel wollte:

• weniger Rückruf- und E-Mail-Stau

• eine bessere Erreichbarkeit – auch nach 20 Uhr

• mehr Direktbuchungen über Website & Telefon, weniger Abhängigkeit von Portalen

Dafür setzt es heute auf:

• AI Forge Chat Agent für Website & WhatsApp

• AI Forge Omni Agent mit Voice-Addon für Telefon

1) Ausgangslage

Profil des Hotels:

• 80 Zimmer, saisonale Auslastung mit starken Peaks

• Zielgruppe: Geschäftsreisende unter der Woche, Paare & Familien am Wochenende

• Team an der Rezeption: 4 Vollzeitkräfte + Teilzeitkräfte im Schichtmodell

Typische Probleme:

• Telefon-Peaks morgens (7–10 Uhr) und nachmittags (16–19 Uhr)

• Viele Fragen zu Verfügbarkeit, Zimmerkategorien, Preisen, Stornierung

• Abends oft nur eine Person an der Rezeption – in Kombi mit Check-in-Stress

• E-Mails mit Anfragen („Haben Sie noch …?“) werden teils erst am nächsten Tag beantwortet

• Gäste buchen im Zweifel einfach bei der nächsten Unterkunft oder über Portale

Das Hotel wusste:
Wenn wir nicht sofort reagieren, ist der Gast weg – und der Umsatz auch.

Mehr Details zur KI-Lösung für Hotels findest du auf unserer Seite ‚KI-Assistenten für Hotels und Ferienbetriebe‘.

2) Setup mit AI Forge

Eingesetzte Module:

• AI Forge Chat Agent

  • Website-Chat + Einbindung in die Buchungsseite

  • WhatsApp-Integration für wiederkehrende Gäste

• AI Forge Omni Agent (mit Voice)

  • Telefonannahme außerhalb der Peak-Zeiten

  • Vollübernahme der Telefonie abends/nachts und am Wochenende

• ForgeConnect (Service)

  • Übergabe der Anfragen an das bestehende Buchungssystem / PMS (z. B. als strukturierte Leads oder direkte Termin-/Buchungsanfrage)

Wichtige Gesprächsbereiche:

• Verfügbarkeit & Preise

• Zimmerkategorien (Standard, Komfort, Suite, Familienzimmer)

• Zusatzleistungen (Frühstück, Parkplatz, Spa, später Check-out)

• Stornobedingungen

• Buchungsanfragen & Rückrufwünsche

Logik im Hintergrund:

• Klare Prioritäten

  • Anreise am gleichen Tag / kurzfristige Buchung → hohe Priorität

  • Anfrage für Wochenendtrip in 3 Monaten → normale Priorität

• Direktbuchungs-Fokus

  • Wo immer möglich:
    „Ich kann dir direkt ein Angebot machen – willst du das gleich fix buchen oder erstmal per E-Mail erhalten?“

• Saubere Übergabe

  • Jede Anfrage wird mit Kontaktdaten, Reisedaten und Zimmerwunsch ins System übertragen

  • Rezeption sieht morgens genau, was nachts passiert ist

3) Beispiel-Dialog – so sieht das in der Praxis aus

Beispiel 1: Späte Anfrage am Freitagabend (Telefon)

• Zeit: Freitag, 21:37 Uhr

• Kanal: Telefon → AI Forge Omni Agent

Gast:
„Guten Abend, wir würden spontan für morgen eine Nacht im Doppelzimmer buchen, haben Sie noch etwas frei?“

Omni Agent (Voice):
„Guten Abend, danke für deinen Anruf im Hotel Seeblick. Ich schaue kurz für morgen nach. Für wie viele Personen suchst du ein Zimmer?“

Gast:
„Für zwei Erwachsene.“

Omni Agent:
„Alles klar. Für morgen habe ich noch ein Doppelzimmer Komfort frei, inklusive Frühstück. Der Preis liegt bei 149 Euro pro Nacht für zwei Personen. Möchtest du direkt buchen oder soll ich dir das Angebot per E-Mail schicken?“

Gast:
„Direkt buchen, bitte.“

Omni Agent:
„Gerne. Wie lautet dein vollständiger Name und eine Mobilnummer, unter der wir dich erreichen können? … Und an welche E-Mail-Adresse darf ich dir die Buchungsbestätigung senden?“

Was im System landet:

• Name, Kontaktdaten

• Aufenthaltsdatum: 1 Nacht, 2 Personen

• Zimmerkategorie: Doppelzimmer Komfort

• Buchungsstatus: „direkt gebucht“

• Notiz: „Anreise voraussichtlich zwischen 18 und 19 Uhr“

Die Rezeption sieht die Buchung am nächsten Morgen bereits im System – inklusive Hinweis, dass der Gast telefonisch mit der KI gebucht hat.

Beispiel 2: Anfrage über Website-Chat (Sonntagabend)

• Zeit: Sonntag, 22:08 Uhr

• Kanal: Website-Chat → AI Forge Chat Agent

Gast:
„Hallo, habt ihr über Pfingsten noch Familienzimmer frei?“

Chat Agent:
„Hi, schön, dass du dich meldest. Ich prüfe das gern. Für welchen Zeitraum genau und mit wie vielen Personen möchtest du anreisen?“

Gast:
„Freitag bis Montag, 2 Erwachsene, 2 Kinder (8 und 11).“

Chat Agent:
„Danke dir. Für dieses Wochenende kann ich dir ein Familienzimmer mit Verbindungstür anbieten. Inklusive Frühstück liegt der Preis bei 449 Euro für den gesamten Aufenthalt.
Möchtest du direkt buchen oder das Angebot per E-Mail erhalten?“

Gast:
„Bitte erstmal per E-Mail.“

Chat Agent:
„Gerne. Wie lautet dein Name und deine E-Mail-Adresse?“

→ Die Anfrage wird als qualifizierter Lead mit vollständigen Daten ins System geschrieben – inklusive Hinweis, dass Pfingsten und Familienzimmer relevant sind.

4) Effekt im Hotel-Alltag

Nach einigen Wochen Auswertung ergab sich im Hotel Seeblick folgendes Bild:

• Mehr Direktbuchungen
  Ca. 15–20 % mehr Direktbuchungen über Website & Telefon, insbesondere abends und am Wochenende.
  Wie der KI-Assistent das konkret für Hotels & Ferienbetriebe übernimmt, beschreiben wir auch auf der Seite ‚KI-Assistenten für Hotels und Ferienbetriebe‘.

• Weniger Druck auf die Rezeption
  Die Rezeption muss abends nicht mehr permanent ans Telefon rennen, während Gäste gleichzeitig einchecken.

• Bessere Nutzung der Kapazitäten
  Anstatt am nächsten Morgen E-Mail-Stapel abzuarbeiten, liegen strukturierte Buchungsanfragen im System.

• Weniger Abhängigkeit von Portalen
  Gäste, die spontan anfragen, werden aktiv zur Direktbuchung geführt, statt automatisch auf große Buchungsportale auszuweichen.

• Klarer Überblick
  Das Hotel sieht nachvollziehbar:

  • wie viele Anfragen nachts/reise-intensiven Zeiten reinkommen

  • wie viele davon zu Buchungen oder qualifizierten Leads werden

Der wichtigste Punkt:
Nicht „KI ersetzt die Rezeption“, sondern KI fängt alles auf, was das Team zeitlich gar nicht schaffen kann – ohne dass Gäste lange warten oder im Nirgendwo landen.

Fazit

Für Hotels ist das Thema Erreichbarkeit kein Marketing-Gimmick, sondern bare Umsatzfrage:

• Ohne KI:
  verpasste Anrufe, verspätete Antworten, mehr Buchungen über Portale

• Mit KI:
  strukturierte Buchungsanfragen, mehr Direktbuchungen, entspannteres Team

Der AI Forge Chat Agent sorgt dafür, dass Interessenten direkt auf Website & WhatsApp abgeholt werden.
Der AI Forge Omni Agent bringt mit dem Voice-Addon das Telefon dazu – und macht dein Hotel praktisch rund um die Uhr ansprechbar.

Willst du deine Hotelkommunikation auch entzerren?

Wenn du wissen willst, wie viele Buchungen und Anfragen bei dir gerade „durchrutschen“, lass uns kurz draufschauen.

Wenn du unsicher bist, ob du nur mit Chat starten oder gleich Telefon dazunehmen solltest, hilft dir der Guide ‚AI Forge Chat Agent vs. Omni Agent – welches Produkt wofür?‘.

Wie du beide Agenten später zentral steuerst, zeigen wir im Produkt-Update zum AI Forge KI-Portal.