KI Telefonassistent einrichten: Weiterleitung, Routing & Checkliste

Du willst einen KI Telefonassistenten, aber ohne Telefonanlagen-Projekt und ohne Chaos im Team. Genau dafür ist diese Seite: Weiterleitung richtig setzen, Regeln definieren, Go-Live sauber testen.

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Live Demo am Telefon

Die 3 Setup-Optionen: so startest du ohne Umbau

Option 1
Eigene Rufnummer für den KI Telefonassistenten

Ideal, wenn du Kampagnen trennen willst (z. B. Google Ads / Website / Standort A vs. B). Du bekommst klare Auswertungen und saubere Prozesse.

Option 2
Bestehende Nummer weiter nutzen (Rufumleitung)

Der Klassiker: Deine bekannte Nummer bleibt, und Anrufe werden per Rufumleitung zum KI Telefonassistenten geführt (z. B. immer, bei besetzt oder nach X Sekunden). So kannst du sofort starten – ohne neue Hardware.

Option 3
Hybrid (nur außerhalb der Öffnungszeiten / bei hoher Last)

Tagsüber geht Team zuerst ran, außerhalb der Zeiten oder bei hoher Last übernimmt der KI Telefonassistent. Das ist oft die beste Lösung, wenn du kontrolliert testen willst.

Kosten & Minutenpreise: KI Telefonassistent Kosten

So funktioniert Routing: Durchstellen oder Rückruf – du entscheides

Ein guter KI Telefonassistent macht nicht „alles selbst“. Er macht Vorqualifizierung und steuert sauber in den nächsten Schritt:

Durchstellen, wenn es wirklich sinnvoll ist (Notfall, VIP, bestimmte Themen)
Rückruf anlegen, wenn dein Team gerade nicht kann
Ticket/Lead erstellen, wenn es in Support/Vertrieb gehört

Wichtig: Du definierst Regeln. Der Assistent führt sie aus.
Wenn du Outbound-Follow-ups nutzen willst: KI Telefonassistent Outbound

Was du vor dem Go-Live festlegen musst

Damit der Assistent zu deinem Unternehmen passt und nicht generisch wirkt.

1. Themen & Absichten (die Top 10 reichen am Anfang)

Beispiele:
Termin / Terminverschiebung
Angebot / Preis / Verfügbarkeit
Rückrufwunsch
Support / Reklamation
Notfall (nur wenn sinnvoll)

2. Eskalationsregeln (wann wird durchgestellt?)

Beispiel-Regeln:
Notfall-Keyword → sofort durchstellen
„Chef / Geschäftsführung“ → Rückruf priorisiert
außerhalb Öffnungszeiten → Rückruf + Bestätigung

Welche Daten müssen erfasst werden?

Minimum:
Name
Telefonnummer
Anliegen (1–2 Sätze)
Wunschzeit
Priorität (normal/dringend)

Die Übergabe kann als strukturierter Datensatz erfolgen – das ist der Unterschied zwischen „nice Demo“ und „funktioniert im Alltag“.
Übergabe an Systeme: KI Telefonassistent CRM Integration

Setup-Kosten: wann du es selbst machst – und wann nicht

Wenn du es minimal hältst, kannst du schnell live gehen. Wenn du es gut machen willst (Branchenlogik, Routing, Übergabe, Tonalität), lohnt sich das Setup.

→ Setup je Agent: ab 399 € einmalig
→ Laufende Kosten hängen von Grundgebühr und Minuten ab (Inbound/Outbound).

Komplette Preisliste: Preise

Checkliste: In 30 Minuten bereit für den Testbetrieb

1. Ziel festlegen

Entlastung, Terminquote, Lead-Qualität, Support-Tickets

2. Anrufarten definieren

Inbound-only oder Inbound + Outbound

3. Weiterleitung setzen

immer / bei besetzt / nach X Sekunden

4. Öffnungszeiten & Regeln hinterlegen

5. Top 10 Fragen/Antworten

aus Website/FAQ/Leistungsliste sammeln

6. Eskalation definieren

Durchstellen vs. Rückruf

7. Datenerfassung festlegen

Name/Nummer/Wunschzeit/Anliegen

8. Übergabeweg

E-Mail, CRM, Ticket oder Kalender

9. 5 Testanrufe

mit echten Szenarien (Team spielt Kunden)

10. Feintuning

3 häufigste Stolperstellen beheben, dann live

DSGVO & Hosting: DSGVO KI Telefonassistent

Die 5 häufigsten Fehler

So vermeidest du sie im Alltag.

1. Zu viele Themen auf einmal

→ Start mit Top 10, dann erweitern

2. Keine klare Eskalation

→ Definiere Durchstellen/Rückruf sauber

3. Kein Wunschzeit-Feld

→ Rückrufe werden zum Pingpong

4. Übergabe ohne Struktur

→ dann geht der Lead trotzdem verloren

5. Kein Testlauf

→ du merkst Probleme erst im Livebetrieb

FAQ: Weiterleitung & Einrichtung

Ja, typischerweise per Rufumleitung oder Hybrid-Setup (Team zuerst, KI bei Bedarf).
In der Regel nein. Du startest über Weiterleitung und klare Routing-Regeln.
Ja. Du definierst Themen/Keywords und Regeln, wann durchgestellt wird und wann ein Rückruf erstellt wird.
Das Setup startet ab 399 € einmalig je Agent – abhängig davon, wie viel Prozesslogik, Inhalte und Integrationen nötig sind.
Als strukturierte Infos (Kontakt, Anliegen, Priorität, Wunschzeit) – optional mit Anbindung an CRM/Tickets/Kalender.
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Sauber eingerichtet – dann klingt’s wie ein echter Prozess, nicht wie eine Demo

Starte mit Weiterleitung + klaren Regeln. Danach optimieren wir über echte Testanrufe und bauen schrittweise aus.

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