DSGVO für deinen KI Telefonassistenten

Wenn du einen KI Telefonassistenten einsetzt, willst du vor allem zwei Dinge: verlässliche Prozesse und saubere Datenschutz-Standards.
Hier siehst du, wie wir das bei AI Forge in der Praxis aufsetzen – ohne Juristen-Deutsch, aber so, dass du im Gespräch mit IT, Datenschutz oder Geschäftsführung sicher bist.

Zur Funktionsübersicht: KI Telefonassistent

Was bei einem Telefonat verarbeitet wird

Du musst nicht „alles speichern“. Du musst klar definieren, was du brauchst. Typische Daten im Telefonat:

Typischerweise fallen an:

Kontaktdaten (z. B. Name, Telefonnummer, ggf. E-Mail)
Anliegen (kurze Beschreibung, Rückruf- oder Terminwunsch)
Metadaten (z. B. Zeitpunkt, Dauer, Ergebnis: Rückruf / Termin / Ticket)

Optional (nur wenn du es bewusst nutzt):

Transkript oder Zusammenfassung
Audio-Aufzeichnung (Mitschnitt)

Wichtig: Für viele Use Cases reicht Zusammenfassung + Ergebnis völlig aus.

Saubere Übergabe statt Notizzettel: KI Telefonassistent CRM Integration

Die 5 Punkte, die DSGVO in der Praxis entscheiden

Wenn diese fünf Punkte sauber sind, bist du im Alltag stabil aufgestellt.

Auftragsverarbeitung

(AV-Vertrag)

Zugriffsrechte

(wer darf Gesprächsdaten sehen?)

Speicherdauer & Löschung

(klar definiert, nicht „für immer“)

Transparenz

(kurzer Hinweis, dass ein KI-Assistent annimmt und Daten zur Bearbeitung erfasst)

Sichere Übergabe

(CRM/Ticket/Kalender statt unstrukturierter Nachrichten)

Einrichtung & Routing: KI Telefonassistent Weiterleitung

Aufzeichnungen und Transkripte

Audio-Mitschnitt ist kein Standard – sondern eine bewusste Entscheidung.

Wofür genau (Zweck)

Wer Zugriff hat

Wie lange gespeichert wird

Wie Löschung und Export laufen

Viele Teams starten bewusst ohne Audio-Mitschnitt und arbeiten mit einer kurzen Gesprächszusammenfassung, weil das oft ausreichend ist.

So bleibt der KI Telefonassistent kontrollierbar

Datenschutz ist nicht nur „wo liegen die Daten“, sondern „wer entscheidet was“.
Bewährte Steuerungshebel:

Durchstellen vs. Rückruf über klare Regeln

Notfall-Logik (Keywords, Prioritäten)

Pflichtfelder (Name, Nummer, Anliegen, Wunschzeit)

Abbruchregeln (wenn Infos fehlen oder Thema nicht passt)

Terminlogik: KI Telefonassistent Terminvereinbarung

Checkliste für deinen Datenschutz-Start

In 10 Minuten weißt du, ob das Setup sauber ist.

→ Welche Daten erfassen wir verpflichtend?
→ Was ist optional (Transkript/Audio) – und brauchen wir das wirklich?
→ Gibt es ein Löschkonzept mit klarer Speicherdauer?
→ Wer hat Zugriff (Rollen/Teams)?
→ Wie erfolgt die Übergabe (CRM/Ticket/Kalender)?
→ Wie lautet der kurze Transparenz-Hinweis für Anrufer?
→ Wie läuft Offboarding/Löschung bei Kündigung?

Kosten & Beispielrechnungen: KI Telefonassistent Kosten

FAQ: DSGVO

Kurz beantwortet, damit du im Gespräch nicht rumdrucksen musst.

Ist ein KI Telefonassistent DSGVO-konform möglich?

Ja – wenn Auftragsverarbeitung, Zugriff, Speicherdauer/Löschung und Übergabe sauber geregelt sind.

Werden Telefonate automatisch aufgezeichnet?

Nicht zwingend. Audio ist optional und sollte bewusst entschieden und geregelt werden.

Wie lange werden Gesprächsdaten gespeichert?

Das definierst du über ein Löschkonzept. Wichtig ist: klare Speicherdauer statt „unbegrenzt“.

Wie informiere ich Anrufer korrekt?

Kurz und verständlich: dass ein KI-Assistent annimmt und Daten zur Bearbeitung erfasst – ohne lange Texte.

Wie kommen die Informationen in mein Team?

Ideal als strukturierte Daten in CRM/Ticket/Kalender, damit nichts verloren geht.