Im Handwerk ist Telefonzeit teuer. Nicht, weil Telefonate an sich schlecht wären – sondern weil sie genau dann reinkommen, wenn du sie nicht gebrauchen kannst: auf der Baustelle, im Auto, beim Kunden oder mitten in der Ausführung. Das Ergebnis kennst du: verpasste Anrufe, Zettelwirtschaft, Rückrufe ohne Kontext und am Ende verlorene Aufträge.
Ein KI Telefonassistent löst dieses Problem nur dann wirklich, wenn die Weiterleitung sauber aufgebaut ist: Die KI nimmt Anrufe an, klärt das Anliegen kurz, sammelt die wichtigsten Daten und leitet dann gezielt weiter – oder plant Rückrufe verbindlich, wenn niemand erreichbar ist. Einen Überblick, wie ein KI Telefonassistent grundsätzlich funktioniert, findest du auf der KI-Telefonassistent-Seite von AI Forge.
Wenn du direkt die branchenspezifische Umsetzung sehen willst: Hier ist AI Forge für Handwerk & Dienstleister.
Warum Weiterleitung im Handwerk der wichtigste Hebel ist
Viele Betriebe versuchen erst mal “irgendwie erreichbar zu sein”. Das ist gut gemeint – aber nicht skalierbar. Die eigentliche Frage lautet: Wie wird aus einem Anruf zuverlässig ein Auftrag oder ein sinnvoller nächster Schritt? Genau das entscheidet das Routing.
Wenn du die technische und prozessuale Logik sehen willst, ist die Seite zur Weiterleitung beim KI Telefonassistenten der richtige Einstieg.
Die 5 häufigsten Anrufarten im Handwerk (und wie AI Forge routet)
- Neuanfrage/Angebot: KI qualifiziert kurz (Leistung, Ort, Zeitrahmen) und plant Rückruf oder Übergabe.
- Bestandskunde/Termin: KI erkennt Kontext, priorisiert und routet an die passende Stelle.
- Notfall: KI erkennt Dringlichkeit und schaltet auf Sofort-Weiterleitung oder priorisierten Rückruf.
- Status/Rückfrage: KI klärt die Infos, sammelt Details und entlastet die Ausführung.
- Rechnung/Organisation: KI beantwortet Standardfragen oder legt einen strukturierten Rückruf an.
3 Routing-Modelle, die in Handwerksbetrieben funktionieren
Modell 1: „KI qualifiziert, Rückruf wird verbindlich geplant“ (für Baustellen-Alltag)
Das ist das robusteste Setup, wenn du und dein Team oft unterwegs seid:
Die KI nimmt an, stellt nur die Pflichtfragen, legt den Fall als Rückruf an und bestätigt dem Kunden ein klares Zeitfenster. So entsteht kein „Ich melde mich irgendwann“, sondern ein verlässlicher Prozess.
Modell 2: „Heißer Lead → direkt durchstellen, sonst Rückruf“ (für Betriebe mit Büro/Team)
Wenn du jemanden im Büro hast oder ein Team, das teilweise erreichbar ist: Heiße Leads (klarer Bedarf + kurzfristiger Zeitrahmen) werden direkt weitergeleitet. Alles andere wird als Rückruf strukturiert vorbereitet, damit niemand blind telefoniert.
Modell 3: „Notfall-Routing“ (für kritische Fälle)
Bei bestimmten Leistungen (Heizung, Sanitär, Elektro, Schäden) zählt Reaktionszeit. Die KI fragt ein Dringlichkeits-Signal ab (z.B. „Wasser tritt aus?“ / „Stromausfall?“) und schaltet dann auf priorisierte Übergabe. Wichtig ist: Notfall-Routing darf nicht in langen Fragenketten versanden.
Die Pflichtfragen, die die KI im Handwerk immer stellen sollte
Damit du nicht sinnlos hin- und hertelefonierst, braucht jeder neue Fall mindestens diese Daten:
- Name und Telefonnummer
- Ort/PLZ (Einsatzgebiet prüfen, Routenplanung)
- Leistung/Anliegen (z.B. Heizung, Elektro, Renovierung, Garten)
- Projekt/Problem in 1 Satz (damit du vorbereitet bist)
- Zeitrahmen (sofort / diese Woche / später)
- Dringlichkeit (normal / dringend / Notfall)
Wenn du diese Informationen direkt strukturiert weiterverarbeiten willst (statt Zettel und WhatsApp-Notizen), ist die Seite zur CRM-Integration der logische nächste Schritt.
Die 6 häufigsten Fehler im Handwerk-Routing
- Zu viele Fragen am Anfang: Handwerk braucht schnelle Orientierung, nicht ein Formular am Telefon.
- Keine Rückrufverbindlichkeit: Ohne Zeitfenster wird aus „Rückruf“ ein Problem.
- Keine Priorisierung nach Dringlichkeit: Notfälle dürfen nicht im Standardprozess landen.
- Weiterleitung ohne Kontext: Dann fragt das Team alles doppelt – und der Kunde ist genervt.
- Alles wird durchgestellt: Das entlastet nicht, das verschiebt nur die Störung.
- Keine saubere Datenschutz-Kommunikation: Kurz klar sagen, welche Daten wofür erfasst werden.
Wenn du Datenschutz sauber einordnen willst, nutze die Seite DSGVO beim KI Telefonassistenten.
Checkliste: Handwerk-Routing in 30 Minuten definieren
- Kategorien festlegen: Neuanfrage, Bestandskunde, Notfall, Status, Rechnung
- Pro Kategorie: 1–2 Pflichtfragen + Weiterleitung oder Rückruf definieren
- Rückrufzeitfenster festlegen (z.B. 16–18 Uhr) und Prioritäten definieren
- Eskalationspfad definieren („Mitarbeiter“ jederzeit möglich)
- Messwerte definieren: verpasste Anrufe, Rückrufquote, Angebot-zu-Auftrag
„Was kostet das?“ – hier findest du die Kosten für KI Telefonassistenten.
Fazit
Im Handwerk gewinnt der Betrieb, der schnell reagiert und sauber organisiert. Ein KI Telefonassistent ist dann ein echter Hebel, wenn die Weiterleitung stimmt: qualifizieren, priorisieren, Rückruf verbindlich planen – und nur dann weiterleiten, wenn es Sinn ergibt. Wenn du sehen willst, wie AI Forge das branchenspezifisch umsetzt, starte bei Handwerk & Dienstleister.