In Kanzleien ist Telefonie ein Spagat: Du willst erreichbar sein, aber du kannst nicht permanent unterbrochen werden. Mandanten rufen oft mit Druck an („Frist!“, „Kündigung!“, „Abmahnung!“), während du in Besprechungen sitzt oder Schriftsätze fertig machen musst. Wenn Anrufe dann in der Mailbox landen oder ohne Struktur „irgendwie“ zurückgerufen werden, verlierst du Erstkontakte und produzierst Stress im Team.
Ein KI Telefonassistent kann hier genau das liefern, was in Kanzleien zählt: Struktur. Er nimmt Anrufe an, erfasst die wichtigsten Informationen, priorisiert nach Dringlichkeit und übergibt nur dann an Menschen, wenn es nötig ist. Den Überblick, wie AI Forge als KI Telefonassistent grundsätzlich funktioniert, findest du dort.
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Warum Weiterleitung in Kanzleien nicht „Durchstellen“ heißt
Viele denken bei Weiterleitung nur an „durchstellen“. In Kanzleien ist das zu kurz gedacht. Gute Weiterleitung heißt: Erstaufnahme + richtige Priorität + klare Übergabe. Das Ziel ist nicht, dass jeder sofort einen Anwalt am Ohr hat – sondern dass jeder Fall sauber aufgenommen wird, und dein Team nur mit den Fällen beschäftigt wird, die wirklich jetzt entschieden werden müssen.
Wie du Routing-Regeln grundsätzlich definierst, ist auf der Seite zur Weiterleitung beim KI Telefonassistenten beschrieben.
Die 4 häufigsten Anrufe in Kanzleien (und was die KI übernehmen kann)
1) Erstkontakt / neue Mandatsanfrage
- KI erfasst Name, Telefonnummer und das Rechtsgebiet (z.B. Arbeitsrecht, Mietrecht, Familienrecht).
- KI fragt die Dringlichkeit ab (Fristen, Termine, drohende Maßnahmen).
- KI plant einen Rückruf oder ein Erstgespräch mit Zeitfenster statt „wir melden uns“.
2) Bestandsmandant / Rückfragen
- KI klärt kurz, worum es geht (Status, Unterlagen, Termin, Rückruf).
- KI priorisiert und leitet an zuständige Stelle weiter oder plant Rückruf.
3) Fristkritische Themen
- KI erkennt Trigger (z.B. „Frist läuft heute ab“, „Gericht“, „Polizei“, „Kündigung“).
- KI schaltet auf priorisierte Übergabe oder Sofort-Rückruf.
4) Standardanfragen
- Öffnungszeiten, Unterlagen fürs Erstgespräch, Ablauf, Adresse – das kann die KI direkt beantworten.
Die Pflichtdaten für eine saubere Erstaufnahme
In Kanzleien brauchst du keine komplette Lebensgeschichte am Telefon. Du brauchst eine klare, minimale Struktur, damit der Rückruf effizient wird:
- Name und Telefonnummer
- Rechtsgebiet / Thema
- Dringlichkeit (Frist ja/nein, wann?)
- Wunsch: Rückruf oder Termin
- 1 Satz Kontext: „Worum geht’s grob?“
Wenn du diese Informationen strukturiert weiterverarbeiten willst (statt Notizen), ist die CRM-Integration der logische nächste Schritt, auch wenn du intern nicht „CRM“ sagst – es geht um saubere Datensätze, nicht um Buzzwords.
Rückruf statt Unterbrechung: das funktioniert nur mit Zeitfenstern
Der häufigste Fehler in Kanzleien: Rückruf wird “irgendwann” gemacht. Das wirkt unprofessionell und erhöht den Druck. Die KI sollte immer ein konkretes Zeitfenster bestätigen, zum Beispiel: „Wir rufen Sie heute zwischen 15 und 17 Uhr zurück.“ So entsteht Verbindlichkeit, ohne dass du deinen Kalender sprengst.
DSGVO & Vertrauen: kurz, aber zwingend
Kanzleien leben von Vertrauen. Darum muss die KI klar kommunizieren, welche Daten wofür erfasst werden und wie sie verarbeitet werden.
Wenn du das sauber einordnen willst, nutze die Seite DSGVO beim KI Telefonassistenten.
Checkliste: Kanzlei-Routing in 30 Minuten definieren
- Kategorien definieren: Erstkontakt, Bestandsmandant, fristkritisch, Standard
- Pflichtdaten je Kategorie festlegen (max. 5 Felder)
- Rückrufregeln definieren: Zeitfenster + Prioritäten
- Eskalationspfad definieren („Ich möchte sofort mit einem Anwalt sprechen“)
- Messwerte definieren: verpasste Anrufe, Rückrufquote, Erstgespräch-Quote
Hier findest du die Kosten für KI Telefonassistenten.
Fazit
Ein KI Telefonassistent macht Kanzleien nicht “unpersönlich”. Im Gegenteil: Er schützt deine Zeit und sorgt dafür, dass Erstkontakte strukturiert aufgenommen und sinnvoll priorisiert werden. So bekommst du weniger Unterbrechungen, mehr Verbindlichkeit und eine bessere Erstaufnahme – ohne dass dein Team permanent am Telefon hängt. Wenn du sehen willst, wie AI Forge das für Kanzleien umsetzt, starte bei AI Forge für Kanzleien.