In Hotels entscheidet sich Servicequalität oft am Telefon: Reservierungsanfragen, Stornos, Late Check-in, Parken, Frühstück, Haustiere, Zimmerwechsel – und das alles neben laufendem Betrieb an der Rezeption. Wenn es hektisch wird, sind verpasste Anrufe nicht nur „ärgerlich“, sondern direkt verlorener Umsatz und schlechte Bewertungen.
Ein KI Telefonassistent bringt hier sofort Ruhe rein – wenn die Weiterleitung richtig gesetzt ist: Die KI nimmt Anrufe an, klärt kurz das Anliegen, beantwortet Standardfragen und übergibt nur dann an das Team, wenn es wirklich nötig ist.
Den Gesamtüberblick zum KI Telefonassistenten von AI Forge findest du hier.
Wenn du direkt auf die Branche schauen willst: AI Forge hat eine eigene Lösung für Hotels & Ferien mit typischen Gesprächsflüssen rund um Reservierung und Gästeanfragen.
Warum Weiterleitung im Hotel wichtiger ist als „noch ein Bot“
Viele Systeme können “irgendwie” telefonieren. Der Unterschied entsteht beim Routing: Wer ruft an? Worum geht’s? Muss ein Mensch ran – und wenn ja, welcher? Genau hier sparen Hotels die meiste Zeit.
Die Detailseite zur Weiterleitung beim KI Telefonassistenten zeigt dir die Logik dahinter. Für Hotels ist das entscheidend, weil du damit Reservierung und Rezeption entlastest, ohne dass Gäste frustriert werden.
Die 4 häufigsten Anrufarten im Hotel (und wie AI Forge sie routet)
1) Reservierung / Verfügbarkeit
- KI fragt minimal: Datum, Anzahl Personen, Zimmerwunsch, Kontaktdaten.
- KI liefert passende nächste Schritte: Rückruf-Zeitfenster, Angebot per E-Mail oder direkte Weiterleitung (wenn verfügbar).
- Bei klarer Buchungsabsicht kann die KI priorisieren (z.B. „heute noch buchen“).
2) Storno / Umbuchung
- KI fragt: Buchungsnummer (wenn vorhanden), Datum, Grund, Kontakt.
- KI gibt klare Info, was möglich ist (Regeln/Fristen) und erstellt Rückruf oder Ticket statt „bitte später nochmal“.
3) Late Check-in / Anreiseinfos
- KI klärt: Anreisezeit, Name/Buchung, Wunsch (Schlüsselbox, Code, Nachtzugang).
- KI gibt sofort Standardinfos (Parken, Zugang, Frühstückszeiten) und leitet nur bei Sonderfällen weiter.
4) Hausfragen (Parken, Frühstück, Haustiere, Wellness, Rechnung)
- KI beantwortet Standardfragen direkt und reduziert 60–80% der „kleinen“ Unterbrechungen.
- Bei komplexen Fällen: Übergabe an Rezeption mit Notiz, damit niemand doppelt fragen muss.
3 Routing-Modelle, die in Hotels wirklich funktionieren
Modell A: „KI zuerst, Rezeption nur bei Sonderfällen“ (Standard)
Die KI löst Standardanfragen direkt, nimmt Reservierungsdaten auf und übergibt nur dann, wenn ein Mensch wirklich entscheiden muss. Das reduziert Unterbrechungen an der Rezeption massiv.
Modell B: „Reservierung priorisieren, Rezeption schützen“ (für umsatzstarke Zeiten)
Reservierungsanfragen werden bevorzugt behandelt (z.B. direkte Weiterleitung zu Reservierung/Backoffice oder priorisierter Rückruf), während Rezeption vor Dauerunterbrechungen geschützt wird.
Modell C: „Außerhalb der Zeiten 24/7 sauber annehmen“
Nach Feierabend nimmt die KI alle Anrufe an, klärt Anliegen und plant Rückrufzeiten – statt Mailbox. Gäste bekommen sofort Orientierung, und du verlierst weniger Umsatz außerhalb der Öffnungszeiten.
Übergabe ohne doppeltes Nachfragen: so muss es aussehen
Wenn dein Team nach der Weiterleitung wieder bei Null startet („Wie war Ihr Name? Um was geht’s?“), fühlt sich die KI wie ein Hindernis an.
Die Übergabe muss mindestens enthalten:
- Name + Telefonnummer
- Anliegen (Reservierung / Storno / Late Check-in / Frage)
- Wichtige Eckdaten (Datum, Personen, Zimmerwunsch, Buchungsnummer falls vorhanden)
- Dringlichkeit + gewünschtes Rückrufzeitfenster
Damit diese Infos nicht im Nirvana verschwinden, ist eine saubere Systemanbindung entscheidend. Genau dafür ist die CRM-Integration beim KI Telefonassistenten relevant (auch wenn du intern statt „CRM“ ein anderes System nutzt – das Prinzip bleibt gleich: strukturierte Übergabe statt Zettelwirtschaft).
Die 6 häufigsten Fehler im Hotel-Routing
- Zu viele Optionen im Einstieg: Gäste wollen schnell Orientierung, keine Menüs.
- Alles wird durchgestellt: Dann sparst du keine Zeit, du verschiebst nur die Unterbrechung.
- Kein Zeitfenster beim Rückruf: „Wir melden uns“ erzeugt Frust – nenne Zeiten.
- Storno/Umbuchung ohne Prozess: Ohne klare Datenerfassung entstehen Rückfragen und Chaos.
- Late Check-in ohne Standardantworten: Das sind perfekte KI-Themen – wenn du sie nicht nutzt, verschenkst du Effizienz.
- Keine Transparenz bei Daten: Sag klar, welche Daten erfasst werden und wofür.
Wenn du das Thema sauber absichern willst, findest du die wichtigsten Punkte unter DSGVO beim KI Telefonassistenten.
Checkliste: In 45 Minuten zum funktionierenden Hotel-Routing
- Anrufkategorien definieren: Reservierung, Storno/Umbuchung, Late Check-in, Fragen
- Pro Kategorie 1–2 Pflichtfragen festlegen (Datum, Personen, Buchungsnummer, Kontakt)
- Weiterleitung vs. Rückruf festlegen (inkl. Zuständigkeit und Zeitfenster)
- Standardantworten definieren (Parken, Frühstück, Haustiere, Anreise, Wellness)
- Eskalationspfad definieren („Mitarbeiter“, Beschwerden, Sonderfälle)
- Erfolg messen: gelöste Anrufe ohne Mensch, Rückruf-Erfolgsquote, verpasste Anrufe (Ziel: gegen 0)
„Lohnt sich das überhaupt?“- mehr Details findest du hier Kosten für KI Telefonassistenten.
Fazit
Im Hotel zählt Geschwindigkeit und Klarheit. Ein KI Telefonassistent bringt sofort Entlastung, wenn er richtig routet: Standardfragen werden automatisch gelöst, Reservierungsanfragen strukturiert erfasst und nur echte Sonderfälle landen bei der Rezeption. AI Forge ist genau für diese Praxislogik gebaut – damit du 24/7 erreichbar bist, ohne 24/7 Personal zu brauchen.
Wenn du sehen willst, wie AI Forge das für die Branche abbildet, schau dir die Lösung für Hotels & Ferien an.
Und wenn du die Routing-Logik vertiefen willst, findest du die Details unter Weiterleitung beim KI Telefonassistenten.