Steuerkanzleien haben selten zu wenige Anfragen. Das Problem ist eher: zu viele falsche Anfragen. Menschen, die „nur mal kurz fragen“ wollen, Fälle, die nicht ins Profil passen oder Mandate, die wirtschaftlich keinen Sinn machen.
Die fiktive Kanzlei „Huber & Partner“ nutzt den AI Forge Chat Agent und den AI Forge Omni Agent, um Erstkontakte zu filtern – und nur noch passende Mandanten anzunehmen.
1) Ausgangslage
Profil:
- Steuerkanzlei mit Fokus auf Mittelstand und Freiberufler
- 10 Mitarbeitende, gut gefüllte Auslastung
- Viele spontane Anrufe, E-Mails und Formularanfragen
Probleme:
- Telefonate, die in kostenlosen Kurzberatungen enden
- Erstgespräche, obwohl schon früh klar ist, dass der Fall nicht passt
- Wenig Struktur im Erstkontakt, viel Bauchgefühl
2) Setup mit AI Forge
Module:
- AI Forge Chat Agent auf der Website für Erstkontakte
- AI Forge Omni Agent für telefonische Erstanfragen
Wichtige Filterfragen:
- Rechtsform (Einzelunternehmen, GmbH, UG, Freiberufler)
- Jahresumsatz / Größenklasse
- Branche
- Art des Anliegens (Gründung, laufende Betreuung, Spezialthema)
3) Beispiel-Dialog (Website-Chat)
Interessent: „Ich suche jemanden, der meine Steuer macht.“
Chat Agent: „Gern. Bist du privat, selbstständig oder hast du ein Unternehmen?“
Interessent: „Kleine GmbH, Online-Handel.“
Chat Agent: „Super. Wie hoch ist dein Jahresumsatz ungefähr (z. B. < 250.000 €, 250.000–1 Mio. €, > 1 Mio. €)?“
Interessent: „Etwa 600.000.“
Chat Agent: „Danke dir. Wobei brauchst du Unterstützung – laufende Buchhaltung & Jahresabschluss, internationale Themen oder etwas anderes?“
Auf dieser Basis entscheidet die Kanzlei intern, ob ein Erstgespräch sinnvoll ist oder ob der Fall nicht in das Wunschmandanten-Profil passt.
4) Effekt
- Weniger unpassende Anfragen, die im Nichts enden
- Besser vorbereitete Erstgespräche mit klaren Fakten
- Mehr Fokus auf Wunschmandanten statt Zeitfresser
Fazit
Mit dem AI Forge Chat Agent und dem AI Forge Omni Agent hat Kanzlei Huber & Partner aus einem unstrukturierten Erstkontakt einen klaren Prozess gemacht – und gewinnt gezielter Mandate, die fachlich und wirtschaftlich passen.