Häufige Fragen zu AI Forge

Du hast Fragen zu Funktionen, Einrichtung, Datenschutz oder Preisen? Hier findest du die wichtigsten Antworten. Wenn du direkt starten willst:

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1. Ich will einen KI Telefonassistenten einsetzen:

https://ai-forge.eu/ki-telefonassistent/

Weiterleitung: https://ai-forge.eu/ki-telefonassistent/weiterleitung/
Kosten: https://ai-forge.eu/ki-telefonassistent/kosten/
DSGVO: https://ai-forge.eu/ki-telefonassistent/dsgvo/
Terminvereinbarung: https://ai-forge.eu/ki-telefonassistent/terminvereinbarung/
CRM-Integration: https://ai-forge.eu/ki-telefonassistent/crm-integration/
Outbound: https://ai-forge.eu/ki-telefonassistent/outbound/

2. Ich will unter eigener Marke verkaufen:

https://ai-forge.eu/white-label/

KI TELEFONASSISTENT – GRUNDLAGEN

Was ist ein KI Telefonassistent?

Ein KI Telefonassistent nimmt Anrufe an, versteht Anliegen, stellt Rückfragen und führt zu einem Ergebnis (z. B. Rückruf, Termin, Ticket oder Weiterleitung). Ziel: weniger verpasste Anrufe und weniger Zeitfresser im Team.

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Für wen lohnt sich das besonders?

Für Unternehmen mit vielen wiederkehrenden Anrufen, Lead-Druck oder knapper Erreichbarkeit. Je mehr Anfragen standardisiert sind, desto größer der Hebel.

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Ersetzt das mein Team?

Nein. Der Assistent übernimmt Erstkontakt und Standardfälle, komplexe Themen gehen strukturiert ans Team. Du definierst klare Eskalations- und Routingregeln.

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Welche Aufgaben kann er übernehmen?

Typisch: Erstberatung, FAQs, Lead-Qualifizierung, Rückrufwünsche, Terminvorbereitung, Routing, After-Call-Zusammenfassung. Wichtig ist ein klar definierter “nächster Schritt”.

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Was ist der häufigste Fehler beim Start?

Zu komplex zu starten. Fang mit den Top-10 Anliegen und einer sauberen Übergabe an, dann erweitern.

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Kann der Assistent auch außerhalb der Öffnungszeiten arbeiten?

Ja, das ist ein Standard-Use-Case. Dadurch gehen weniger Leads verloren und dein Team wird entlastet.

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Kann ich bestimmen, was die KI nicht machen darf?

Ja. Du definierst Grenzen: Themen, Daten, Durchstellungen, Eskalation. Ein “guter” Assistent ist kontrolliert, nicht allwissend.

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Funktioniert das auch für kleine Unternehmen?

Ja, oft sogar besonders gut, weil dort Erreichbarkeit und Zeit echte Engpässe sind. Entscheidend ist ein einfacher, klarer Prozess.

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WEITERLEITUNG, ROUTING, EINRICHTUNG

Kann ich meine Telefonnummer behalten?

Ja. In den meisten Setups bleibt deine Nummer bestehen, die KI wird per Weiterleitung/Routing eingebunden.

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Wie wird der KI Telefonassistent angebunden?

Typisch über Routingregeln (z. B. bei Besetzt, nach X Sekunden, außerhalb Zeiten). Du musst nicht “alles neu” bauen, sondern steuerst den Einstieg.

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Kann ich steuern, wann die KI rangeht?

Ja: nur außerhalb Öffnungszeiten, bei Überlauf, bei Besetzt, nach Klingelzeit oder für bestimmte Nummern. Genau diese Steuerung macht es praxistauglich.

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Kann der Assistent an Mitarbeiter durchstellen?

Ja, aber nur sinnvoll mit klaren Regeln. Best Practice: Durchstellen nur bei definierten Kriterien, sonst Rückruf/Termin/Ticket.

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Was passiert, wenn niemand erreichbar ist?

Dann erfasst die KI alle relevanten Infos, priorisiert und erzeugt einen nächsten Schritt (Rückruf, Ticket oder Termin). So verliert ihr keine Anfragen.

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Wie schnell kann ich live gehen?

Schnell, wenn Routing und Top-Anliegen klar sind. Der Engpass ist meist die Prozessentscheidung, nicht Technik.

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Wie teste ich vor dem Livegang richtig?

Mit echten Testanrufen und klaren Kriterien: Pflichtinfos vollständig, Routing korrekt, Übergabe kommt sauber an. Danach Feintuning.

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Kann ich Notfälle anders behandeln?

Ja, per Regeln: Notfallthemen sofort durchstellen oder priorisieren. Dadurch bleibt der Betrieb sicher.

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TERMINE, LEADS, OUTBOUND

Kann der Assistent Termine vereinbaren?

Ja. Entweder über feste Regeln oder per Kalender-Anbindung. Wichtig: Terminarten, Dauer, Vorlauf, Puffer sauber definieren.

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Kann er auch Terminabsagen und Verschiebungen?

Das ist möglich, wenn der Prozess klar definiert ist. Wichtig ist eine eindeutige Bestätigung und saubere Übergabe ans System.

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Kann er Leads qualifizieren?

Ja. Er fragt gezielt die wichtigsten Infos ab und liefert eine strukturierte Zusammenfassung. Das spart Zeit und erhöht Abschlusschancen.

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Kann er Rückrufwünsche koordinieren?

Ja. Er kann Wunschzeiten abfragen, priorisieren und als Aufgabe/Ticket ans Team geben, inklusive Zusammenfassung.

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Was ist Outbound mit KI?

Outbound heißt: die KI ruft aktiv an, z. B. Follow-ups, Reaktivierung, Terminbestätigung. Das funktioniert nur gut mit klaren Regeln (Zeitfenster, Versuche, Abbruchlogik).

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Wird Outbound nicht als nervig empfunden?

Nicht, wenn du es sauber machst: kurz, relevant, klares Ziel und sinnvolle Zeitfenster. Schlechter Outbound ist Spam – guter Outbound ist Service.

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Kann der Assistent Standardfragen am Telefon beantworten?

Ja, dafür ist er besonders stark. Standardfragen lösen und Sonderfälle sauber eskalieren ist genau das, was Teams entlastet.

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CRM-INTEGRATION & ÜBERGABE

Warum ist die Übergabe so wichtig?

Weil das Gespräch nur dann Wert hat, wenn daraus ein umsetzbarer nächster Schritt wird. Ohne Struktur hast du nur Notizen statt Prozesse.

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Welche Informationen werden übergeben?

Typisch: Kontaktdaten, Anliegen, Kategorie, Priorität, Zusammenfassung, nächster Schritt. Das macht Follow-up schnell und sauber.

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Können Leads automatisch ins CRM geschrieben werden?

Ja, abhängig von eurem Zielsystem. Wichtig ist vorher festzulegen, welche Felder Pflicht sind und wie Dubletten behandelt werden.

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Kann die KI Tickets erstellen?

Ja, wenn das Zielsystem angebunden ist oder ihr per Ticketprozess arbeitet. So landet jedes Anliegen als Vorgang statt als “Zuruf”.

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Kann ich unterschiedliche Workflows pro Thema definieren?

Ja. Beispiel: Termin → Kalender, Reklamation → Ticket, Angebot → CRM-Lead. So wird der Assistent wirklich nützlich.

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Kann ich Benachrichtigungen fürs Team bekommen?

Ja, z. B. per E-Mail oder über euer System. Benachrichtigung ist aber nur Hilfe – die echte Qualität entsteht durch saubere Übergabe.

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DSGVO, DATENSCHUTZ, COMPLIANCE

Ist der KI Telefonassistent DSGVO-konform nutzbar?

Ja, wenn er korrekt konfiguriert ist: Datenminimierung, klare Zwecke, definierte Speicherfristen und transparente Hinweise. DSGVO ist Setup, kein Buzzword.

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Werden Gespräche automatisch aufgezeichnet?

Nicht automatisch. Ob Audio gespeichert wird, hängt vom Use-Case ab; viele Setups arbeiten ohne Mitschnitt und nur mit Gesprächsergebnis.

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Welche Daten sollte man lieber nicht abfragen?

Alles, was nicht für den nächsten Schritt nötig ist. Weniger Daten sind meist sicherer und einfacher.

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Wie gehe ich mit Löschfristen um?

Du definierst Speicherfristen passend zu eurem Prozess und setzt Löschung/Archivierung sauber um. Kurze Fristen sind oft besser, solange Follow-ups funktionieren.

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Kann ich Transparenzhinweise in den Gesprächsablauf einbauen?

Ja. Hinweise lassen sich sinnvoll platzieren, ohne das Gespräch zu zerstören. Entscheidend ist, dass der Hinweis verständlich bleibt.

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KOSTEN & MODELLE

Was kostet ein KI Telefonassistent?

Das hängt davon ab, ob du nur Anrufe abfangen willst oder Prozesse (Termin, CRM, Routing, Outbound) integrierst. Konkrete Beispiele findest du auf der Kostenseite.

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Wovon hängen die laufenden Kosten ab?

Vor allem von Nutzung (z. B. Minuten/Volumen) und Funktionsumfang. Saubere Prozesse senken Gesprächszeit und Nacharbeit.

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Gibt es Setup-Kosten?

Je nach Komplexität (Routing, Terminlogik, CRM-Übergabe). Ein einfacher Start ist schnell möglich, komplexe Prozesslandschaften brauchen mehr Setup.

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Wie kontrolliere ich Kosten?

Mit klaren Regeln: welche Fälle automatisiert werden, welche eskalieren und welche Daten wirklich nötig sind. Gute Übergabe spart massiv Zeit im Team.

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WHITE LABEL

Was bedeutet White Label bei AI Forge?

White Label heißt: du verkaufst die Lösung unter eigener Marke, AI Forge liefert die technische Basis. Ideal für Agenturen und Anbieter, die skalieren wollen, ohne eine Plattform selbst zu bauen.

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Kann ich den KI Telefonassistent als White Label anbieten?

Ja. Du kannst den Telefonassistenten als Produkt unter deiner Marke positionieren. Wichtig ist ein klares Paket (Setup, Betrieb, Support, Abrechnung).

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Für wen ist White Label sinnvoll?

Für Anbieter mit Vertriebshebel und klaren Paketen. Ohne Vertrieb wird White Label schnell nur Aufwand.

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Wie verdient man damit Geld?

Typisch über Setup-Pakete plus laufende Gebühren/Nutzung und Upsells wie CRM-Integration oder Outbound. Entscheidend ist die saubere Trennung von Plattform und Dienstleistung.

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Kann ich White Label mit Branchenpaketen kombinieren?

Ja, das ist oft der stärkste Hebel. Branchenpakete mit vordefinierten Flows verkaufen sich leichter als ein generisches Tool.

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