In Praxen ist Terminvergabe einer der häufigsten Anrufgründe – und gleichzeitig der größte Unterbrecher im Alltag. Wenn das Telefon dauerhaft klingelt, leidet alles: Anmeldung, Patientenfluss, Teamfokus und am Ende auch die Stimmung.
Ein KI Telefonassistent löst genau dieses Problem, wenn er richtig aufgesetzt ist: Er nimmt Anrufe an, klärt strukturiert die wichtigsten Informationen, vergibt Termine oder plant Rückrufe – und leitet nur bei echten Sonderfällen an das Team weiter. Einen Überblick, wie ein KI Telefonassistent grundsätzlich funktioniert, findest du auf der KI-Telefonassistent-Seite von AI Forge.
Wenn du direkt in die Branchenlösung willst: Hier siehst du, wie AI Forge speziell für Praxen und Gesundheit aufgebaut ist.
Warum Terminvereinbarung mit KI in Praxen funktioniert
Terminvereinbarung ist ein klarer Prozess. Genau deshalb eignet sie sich so gut für Automatisierung – solange du drei Dinge beachtest:
- Kurzer Einstieg (keine Hotline-Menüs, keine endlosen Ansagen)
- Pflichtfragen (damit der Termin wirklich passt und nicht nach hinten losgeht)
- Notfall- und Eskalationslogik (damit niemand “im Bot hängen bleibt”)
Die AI-Forge-Seite zur Terminvereinbarung mit KI Telefonassistent geht genau auf diese Logik ein.
Die 12 Pflichtfragen für saubere Terminvergabe
Wenn du willst, dass dein Team nicht nachtelefonieren muss, braucht der KI Telefonassistent mindestens diese Informationen:
- Name und Rückrufnummer
- Neu- oder Bestandspatient?
- Worum geht’s konkret? (Anliegen in einem Satz)
- Dringlichkeit (heute / diese Woche / flexibel)
- Wunschtermin (mindestens zwei Optionen abfragen)
- Wunschzeit (Vormittag/Nachmittag oder konkretes Fenster)
- Behandlerwunsch (falls relevant)
- Kassen-/Privat (falls Terminlogik unterschiedlich ist)
- Folgetermin? (Kontrolle, Befund, Verlauf)
- Unterlagen vorhanden? (optional: Überweisung/Befund)
- Bestätigungskanal (Telefon / SMS / E-Mail, wenn genutzt)
- Abschlussfrage: „Soll ich noch etwas notieren, bevor ich den Termin bestätige oder den Rückruf einplane?”
Wenn diese Daten anschließend sauber im System landen sollen (statt in Notizzetteln), ist die CRM-Integration des KI Telefonassistenten der logische nächste Schritt.
Notfalllogik: der Teil, der Vertrauen schafft
In einer Praxis musst du klar trennen: Terminwunsch vs. akuter Notfall. Das ist nicht nur ein Qualitätsmerkmal – es ist Pflichtgefühl.
Dein KI Telefonassistent braucht deshalb einen sauberen Eskalationspfad:
- Bei typischen Notfall-Signalen (z.B. starke Atemnot, Brustschmerz, Bewusstlosigkeit) gibt die KI sofort
einen klaren Hinweis und bietet keine Terminlogik an. - Bei “dringend aber nicht Notfall” (z.B. starke Schmerzen, hohes Fieber) wird ein priorisierter Rückruf
geplant – mit konkretem Zeitfenster. - Der Satz „Ich möchte mit einem Mitarbeiter sprechen“ muss immer funktionieren – auch mitten im Gespräch.
Wie du Übergabe und Eskalation sauber routest, ist im Bereich Weiterleitung beim KI Telefonassistenten beschrieben.
3 Termin-Setups, die in Praxen wirklich funktionieren
Setup A: KI erfasst alles, Team bestätigt (sicherster Start)
- KI sammelt Pflichtdaten + Terminwunsch
- Team bestätigt/plant ein (volle Kontrolle, trotzdem weniger Unterbrechungen)
Setup B: KI vergibt Termine direkt (maximale Entlastung)
- KI bucht nach Regeln (Terminarten, Dauer, Sperrzeiten)
- Sonderfälle gehen als Rückruf an das Team
Setup C: Nach Feierabend voll aktiv, tagsüber hybrid
- Tagsüber filtert die KI und plant Rückrufe
- Außerhalb der Zeiten nimmt die KI alles an und strukturiert die Anfragen für den nächsten Tag
DSGVO: kurz sauber, ohne Panik
Gerade im Gesundheitsbereich zählt Transparenz: Welche Daten werden wofür erfasst und wie werden sie verarbeitet? Wenn du das sauber kommunizierst, steigt die Akzeptanz deutlich.
Die wichtigsten Punkte findest du auf der Seite DSGVO beim KI Telefonassistenten.
Mini-Checkliste: In 30 Minuten startklar
- Terminarten definieren (z.B. Akut, Kontrolle, Beratung, Rezept/Überweisung)
- Pro Terminart: Dauer + Pflichtfragen + Weiterleitungsregel festlegen
- Zeitlogik definieren (Öffnungszeiten, Pausen, nach Feierabend)
- Rückrufprozess festlegen (wer ruft zurück, in welchem Zeitfenster, wie priorisiert)
- Bestätigungstext festlegen (kurz, klar, verbindlich)
Fazit
Ein KI Telefonassistent kann Terminvereinbarung in der Praxis massiv entlasten – wenn Pflichtfragen, Notfalllogik und Übergabe sauber definiert sind. AI Forge ist darauf ausgelegt, genau diese Prozesse stabil abzubilden: weniger Unterbrechungen, bessere Erreichbarkeit, ruhigere Abläufe.
Wenn du sehen willst, wie das für Praxen konkret aufgebaut ist, schau dir die Lösung für Praxen und Gesundheit an.
Wenn du direkt tiefer in das Thema Terminvergabe willst, findest du die Details unter KI Telefonassistent Terminvereinbarung.